專研科技股份有限公司 -- WebDM行政管理系統
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WebDM行政管理系統


 

 

本系統是以簽請單為主體的群組軟體,提供人員及組織一個容易上手,功能完善的訊息交流的平台。使用者不需多花時間學習本系統,幾分鐘內即可上手使用本系統。本系統的使用人員只要選擇相關人員發送簽請單,表達組織或個人的任何意見,這些被選擇的相關人員表示的所有意見會以一張簽請單的方式被記錄下來,公司的成員在任何地點只要透過網路都可即時得知個人待辦及已辦的事項,以幫助公司更有效率地拓展業務,累積知識,更大大地減少紙張、電話、傳真等聯絡成本的支出。

 

個人及組織間的意見交流:
任何組織內正式及非正式的意見交流都可透過簽請單將主旨、說明及附檔送至指定的人員,該人員在簽請過程中所回覆的意見都可與所有成員分享,以儘快達到共識,完成目標。
 
 
工作進度的追蹤:
為了完成組織內的工作,有些文件是需要簽核同意的,而一個完整的簽核流程才能成為下一個組織活動的參考標的。例如:申請經費可能需要經由二級主管、一級主管、會計部門主管等人的簽核才能進行撥款,而傳統的簽核流程只要文件延宕或遺失在某單位或部門,可能就嚴重影響組織的正常運作,甚至連延宕在何處也無從得知。在簽請系統中,使用者只要回顧該張簽請單,便可檢視目前簽請單處理的進度與狀況,此外,簽請系統提供了一項跟催的功能,擁有特定權限的使用者只要對未處理簽請單的人員進行郵件或簡訊跟催,系統便會發送郵件或簡訊至電子郵件信箱或手機提醒該人員,或是將該文件轉由其他人接手處理。因此,再也不必擔心等待簽核的文件會遺失或是延宕了。
 
 
工作指派責任分明:
組織人員可以利用簽請系統來指派工作,而接受指派的成員只要在簽請單上表示意見,即可從簽請單清楚地了解任務的工作職掌。任務執行時,人員只要根據簽請單的內容來檢視自己的交辦事項,待完成任務後,將完成結果以意見或新簽請單的方式回覆管理者或其他成員,組織管理者與成員都能經由簽請單掌握彼此的工作進度,進而將組織成員的工作做更有效的調配。
 
增進業務拓展效率:
業務員拜訪客戶總是要準備許多資料,無論是紙本或是存在筆記型電腦裡,都可能有資料不足、檔案遺失等問題,現在,只要將公司的公事及文件統一由簽請系統管理,只要在有網路有電腦的地方,都可連上公司的簽請系統,快速地存取業務所需的資料,即使沒有電腦,只要用手機或PDA等裝置,經由3.5G網路,一樣可以透過手持裝置存取簽請系統的資料
 
 
組織知識管理:
每間公司營運的過程中都有不同專案或計劃在進行。在過去,進行專案的小組成員會經由開會、討論、溝通、達成一些共識及創意,但是這些寶貴的知識隨著專案結束、人事異動就漸漸流失了,這些經驗與知識往往是公司用錢買不到的智慧資產。現在,只要透過簽請系統的互動,這些知慧資產將被分門別類地保存下來,並提供公司未來的專案或計劃的決策參考指標。
 
 
大幅降低教育訓練的成本:
當公司或組織加入新成員時,通常需要半個月至一個月的時間來做教育訓練才能輔導新成員跟上進度,除了業務相關的教育訓練外,還有其他正式或非正式的組織作業流程要學習,例如:申請設備、經費等,而這些教育訓練的工作可能需要同事或主管的協助。現在,這些新進人員的教育訓練只要透過簽請系統,就能快速地調閱出業務流程相關的簽請單,從簽請單的內容及流程自我學習,即使是新進人員也能很快地進入狀況,了解整個部門及組織的運作,大量省去教導、詢問等教育訓練的成本。
 
 
增加公告效果與減少公告成本:
一般公司都會定期或不定期公告一些事項,大部份的公司都採用紙張公告的方式,然而,這種方式效果相當有限,相關人員是否了解公告內容也無從稽查,現在只要利用簽請系統,將公告發至特定部門或組織,相關人員就會收到公告的簽請單,而簽辦意見只要輸入OK,即表示該成員已收到並了解公告內容。同一時間即使在不同地點的分公司或是部門,也會收到公告通知,透過簽請系統來發送公告,不但節省列印的相關耗材,也節省了寄送信件的郵遞成本,更比郵遞更快速的送達,另外,只要檢視人員的回覆,就可得知目前公告的閱讀狀況,進而對未閱讀的人員進行跟催。

 

  • 電子郵件難以確認是否發送成功
  • 電子郵件難以分類歸檔查詢
  • 電子郵件難以跟催考核
  • 組織知識難以累積
  • 工作進度難以掌握
  • 電子郵件系統建置成本高(專線網路、郵件系統、網址租賃)
 
 
  • 簽請單可100%送達
  • 簽請單進行分類、歸檔附註
  • 人員可依密等權限查詢所需的簽請單
  • 簽請單有速別屬性,可進行跟催(簡訊跟催)或接手,解決業務延宕問題
  • 簽請系統所累積的計劃、專案過程都會成為組織的知識資產
  • 建置成本低廉(主機代管,無軟硬體建置成本)
軟體安裝方式運作,適用系統: Microsoft Windows xp sp3以上版本
瀏覽器方式運作,適用系統: Microsoft windows, Linux, PDA, IOS, Android, Apple MAC
 

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